Wat is OneDrive

Back-up in de cloud:
Microsoft Onedrive is onderdeel van Microsoft365 (het vroegere Office365) en biedt de mogelijkheid tot een cloudopslag. Dit is een “Online harde schijf” waarin automatisch een back-up van je belangrijke bestanden staat. Als je een bestand maakt of bijwerkt staat er meteen een nieuwe kopie online opgeslagen.

 

Je data overal beschikbaar:
Je kunt je data altijd online bekijken via elke computer met een internet verbinding en via de mobiele applicaties voor Android en iOS (Apple). Hierdoor heb je altijd de beschikking over je bestanden, waar je ook bent.

 

Bespaar hardeschijfruimte:
Met de functie “Files in demand” of “Bestanden op aanvraag” staat al je data online en worden deze alleen naar je computer gedownload wanneer je deze nodig hebt. Hierdoor is het niet nodig om een kopie van alle data op de harde schijf van de computer op te slaan en bespaar je schijfruimte.

 

OneDrive & Sharepoint:
Binnen Microsoft365 is het nu mogelijk om je Sharepoint mappen rechtstreeks te synchroniseren met OneDrive! Dit houdt in dat je alle data uit Sharepoint direct vanaf je bureaublad kunt openen! Ook is het niet langer nodig om netwerkschijven te koppelen aan bepaalde Sharepoint mappen.

 

Samenwerken:
Al je data is prive en staat superveilig opgeslagen. Maar je kunt ook mappen en bestanden delen zodat je met meerdere personen de beschikking hebt tot dezelfde data en de bestanden samen up to date houdt.

Quick start guide :

Wil je snel van start met OneDrive? Download dan de Quick Start Guide met onderstaande button.

Desktop versie van OneDrive

OneDrive installeren is eenvoudig.

OneDrive downloaden:

  • Gebruik je Windows 10? Dan is OneDrive vaak al voorgeïnstalleerd.
  • Is de OneDrive app niet te vinden of werk je op een Mac? Dan kan je deze gratis downloaden.

Windows :

  • Dubbelklik het bestand in de map “Downloads” (of andere map als je deze hebt geselecteerd)

MacOS :

  • Als je OneDrive via de Appstore hebt gedownload is deze meteen geïnstalleerd.
  • Als je OneDrive via een .PKG bestand hebt gedownload dubbelklik je deze.
  • Na het installeren start OneDrive automatisch op en kan je meteen inloggen*.
  • Klik op de button “Aanmelden” om aan te melden.
  • Voer je (zakelijke) email adres in.
  • Voer je wachtwoord in**
  • Doorloop de introductieschermen.
*Zie je de pop-up niet? Klik dan op het grijze wolkje in de taakbalk.
**OneDrive zal automatisch aanmelden wanneer je werkstation al is aangemeld op een domein.

Tip : Heb je een aparte harde schijf of partitie voor data? Tijdens installatie kan je de doelmap van OneDrive selecteren. Selecteer hier de harde schijf of partitie met voldoende ruimte voor je OneDrive en Sharepoint mappen.

OneDrive map openen:
Als je eerder OneDrive hebt gebruikt worden je (Sharepoint) mappen automatisch gedownload naar je OneDrive.

  • Klik op het blauwe wolkje in je taakbalk en selecteer “Map openen” om je OneDrive map te openen.
  • Alle bestanden die je in deze map sleept, worden automatisch gesynchroniseerd naar de cloud.
  • Je kunt de map ook vinden in de linker kolom in verkenner.


Bestandssynchronisatie:
Bij de installatie van OneDrive zie je een extra kolom in verkenner “Status” verschijnen. Hier zie je de synchronisatiestatus van de bestanden in je OneDrive map.

  • Blauw wolkje : De bestanden zijn in de cloud opgeslagen.
  • Half-groen vinkje : De bestanden staan in de cloud en tijdelijk op je PC.
  • Groen vinkje : De bestanden staan in de cloud en op je PC.
  • Blauwe Pijltjes : De bestanden worden nu gesynchroniseerd.
  • Rood Kruisje : Er is een synchronisatiefout!

 


Files on demand:
Standaard staat de functie “Bestanden op aanvraag” ingeschakeld. Dit houdt in dat alle bestanden die zichtbaar zijn in je OneDrive map alleen in de cloud staan opgeslagen en niet op de harde schijf van je computer.

  • Hiermee bespaar je schijfruimte op je computer.
  • De bestanden zijn niet beschikbaar wanneer je geen internetverbinding hebt.

Wil je alle bestanden in je OneDrive op je harde schijf opslaan zodat deze offline beschikbaar zijn? Selecteer dan het OneDrive icoon in de taakbalk, selecteer “Instellingen” en schakel deze functie uit in het tabblad “Instellingen“.

 

 

Let erop dat je voldoende hardeschijfruimte vrij hebt voor alle bestanden. 

In OneDrive kan je zelf nieuwe mappen aanmaken. Als je deze nieuwe mappen aanmaakt binnen een gedeelde Sharepoint map worden deze ook gesynchroniseerd met Sharepoint.

Let op :

  • Je kunt vanuit OneDrive alleen submappen aanmaken binnen hoofdmappen van bestaande sites.
  • Je kunt geen nieuwe sites of hoofdmappen aanmaken.
  • Je kunt sites alleen online aanmaken, mits je de benodigde (beheerders)rechten hebt.

Site:
C:\Onedrive\Mijnbedrijf B.V.

Hoofdmap (binnen een site):
C:\Onedrive\Mijnbedrijf B.V.\Documenten

Submap (binnen een hoofdmap):
C:\Onedrive\Mijnbedrijf B.V.\Documenten\Nieuwe map
C:\Onedrive\Mijnbedrijf B.V.\Documenten\Nieuwe map2
C:\Onedrive\Mijnbedrijf B.V.\Documenten\Nieuwe map3

 


Een nieuwe submap aanmaken:
Een nieuwe submap aanmaken is eenvoudig.

  • Selecteer de (hoofd)map waarin je een submap wilt aanmaken, klik op de rechter muisknop en selecteer “Nieuw > Map

 

OneDrive biedt opties tot het delen van bestanden met collega’s en externe personen.
Hiermee kan je persoonlijke mappen delen met andere personen en zo samenwerken aan bestanden binnen dezelfde mappen.

  • Hou altijd rekening met het bedrijfsbeleid met betrekking tot het delen van data!

 


Een map of bestand direct delen met een ander persoon:

  • Selecteer een map of bestand binnen je OneDrive map(pen) met de rechter muisknop.
  • Selecteer “Delen“.
  • Voer het email adres in van de personen waarmee je de map of het bestand wilt delen.
  • Klik op “Verzenden” om de uitnodiging te verzenden.

 


Delen intrekken:

  • Selecteer een gedeelde map of bestand binnen je OneDrive map(pen) met de rechter muisknop.
  • Selecteer “Delen“.
  • Klik in de pop-up op de drie bolletjes. (meer opties)
  • Selecteer “Toegang beheren“.
  • Verwijder de personen die niet langer toegang mogen hebben tot de map.
Hou er rekening mee dat de personen waarvan je de toegang onttrekt externe back-ups gemaakt kunnen hebben van bestanden.

Naast een vaste datamap (C:\Gebruikers\jouwnaam\OneDrive) kan OneDrive ook je persoonlijke mappen synchroniseren.

Dit zijn de standaard Windows mappen Bureaublad, Documenten en Foto’s.

Bij de installatie zal OneDrive je vragen om dit in te stellen, maar als je dit hebt overgeslagen kan je dit alsnog inschakelen.

  • Klik op het OneDrive icoon (blauw wolkje) in de taakbalk
  • Selecteer “Meer” > “Instellingen
  • Selecteer het tabblad “Back-up maken
  • Selecteer “Back-up beheren

  • Selecteer de persoonlijke mappen die je wilt synchroniseren en klik op “Back-up starten” om de synchronisatie te starten.

Vanaf nu worden de geselecteerde mappen gesynchroniseerd. Hierbij wordt een kopie van de bestanden opgeslagen in de cloud. Daarnaast worden de bestanden ook gesynchroniseerd met andere computers waarop je met OneDrive bent aangemeld.

 

– Alle bestanden op je bureaublad worden dan ook zichtbaar op het bureaublad van je andere computer.
– De bestanden worden niet verplaatst naar je OneDrive map.
– Als je bestanden wist van je bureaublad (of een andere persoonlijke map) worden deze ook van je andere computer verwijderd.

Je kunt meerdere privé en bedrijfsaccounts toevoegen aan OneDrive.

Een account toevoegen:
Klik met de rechter muisknop op het OneDrive icoon in de taakbalk

  • Selecteer “Instellingen“.
  • Ga naar het tabblad “Account“.
  • Klik hier op de button “Toevoegen” om een extra account toe te voegen.

 


Een account ontkoppelen:
Vanuit dit menu is het ook mogelijk om de synchronisatievoorkeuren per map te selecteren of accounts te ontkoppelen.

  • Selecteer “Deze PC ontkoppelen” om een account te ontkoppelen.

Een van de nieuwste functies van OneDrive is het kunnen koppelen van je Sharepoint mappen aan je OneDrive. Hierdoor is het niet meer nodig om online bestanden te downloaden en te uploaden. Ook het aanmaken van een lokale netwerkschijf is niet meer nodig.

  • Wanneer je een Sharepoint map hebt gekoppeld aan je OneDrive wordt de data meteen zichtbaar op je werkstation en mobiele apps.

 


Een Sharepoint map koppelen aan je OneDrive:
Het koppelen is eenvoudig en moet eenmalig gebeuren.

  • Start een browser (Chrome of Edge)
  • Ga naar de Sharepoint site van je bedrijf (https://mijnbedrijf.sharepoint.com)
  • Open daar een site en ga naar de map die je wilt koppelen aan je OneDrive.
  • Klik in de balk op het synchronisatie-icoon om de synchronisatie te starten.

  • Na het aanklikken zal de browser vragen of de OneDrive applicatie gestart mag worden.
  • Klik op “Microsoft OneDrive openen” om de synchronisatie te starten.

Afhankelijk van het type map en of er submappen aanwezig zijn zal de synchronisatie meteen beginnen of er zal een pop-up getoond worden waarmee je de submappen kunt selecteren die je wilt synchroniseren.

  • Klik op “Synchronisatie starten” om de synchronisatie te starten.
  • Herhaal deze procedure voor alle (hoofd)mappen die je aan OneDrive wilt koppelen.

De OneDrive app gebruiken

OneDrive installeren is eenvoudig.

OneDrive downloaden & installeren

  • Download de OneDrive app uit de Appstore (Apple) of PlayStore (Android)
  • Bij het downloaden wordt de app automatisch geinstalleerd.

Na het installeren van de app krijg je direct een login-scherm te zien.

  • Voer je (zakelijke) email adres in.
  • Voer je wachtwoord* in
  • Indien je MFA** (Multi-Factor Authenticatie) heb ingesteld moet je je aanmelding goedkeuren in de app of de SMS code invoeren die je op je telefoon hebt ontvangen.
*Weet je het Microsoft365 wachtwoord van je account niet? Vraag dan een wachtwoord-reset aan bij je HR-manager.
**Is MFA nog niet ingeschakeld binnen jouw organisatie? Laat dit dan zo snel mogelijk inschakelen. Zie de pagina Online Veiligheid voor meer info.

Je persoonlijke map openen:
Wanneer je inlogt met je zakelijke account begin je in je persoonlijke OneDrive map. Hier kan je bestanden en mappen aanmaken en delen.

Sharepoint sites openen:
De Sharepoint sites en mappen zijn ondergebracht in het menu “Bibliotheken“.

  • Klik op de button “Bibliotheken” rechts onderin het scherm om de Sharepoint sites te openen.

Waar kan je nieuwe mappen aanmaken:
Net zoals in de desktop app kan je alleen submappen aanmaken in een bestaande sharepoint site en hoofdmap.

Jouwbedrijf/Site/Map/Nieuwemap
Jouwbedrijf/Site/Map/Nieuwemap2
Jouwbedrijf/Site/Map/Nieuwemap3


Een nieuwe submap aanmaken

Wanneer je de rechten hebt om een submap te maken verschijnt het + symbool bovenin het scherm.

  • Klik op het plus symbool
  • Geef je nieuwe submap een naam
  • Klik op “Maken” om je map op te slaan

 

Een nieuwe gedeelde submap maken
Bij het maken van een nieuwe submap kan je deze meteen met personen delen.

  • Klik op het plus symbool
  • Geef je nieuwe submap een naam
  • Klik op de togglebutton “Deze map delen
  • Voer het email adres in van de persoon of personen waarmee je de map wilt delen.
    • Klik eventueel op het + symbool om een adreslijst te tonen van waaruit je personen kunt selecteren.
  • Klik op de togglebutton “Bewerken toestaan” als je wilt instellen dat de gedeelde map ook door anderen bewerkt kan worden.
  • Klik op “Maken” om je map op te slaan

Nadat je map is opgeslagen zie je deze in de lijst met mappen. Wanneer je de map gedeeld hebt is dit direct zichtbaar in de mapdetails.

Ook bestaande mappen kan je bewerken in de app.

  • Klik op “Gedeeld” om de personen te zien waarmee je de map gedeeld hebt
  • Klik op de drie puntjes om alle mapdetails te bekijken

  • Selecteer “Details” om de mapdetails in een nieuw scherm weer te geven

  • Selecteer de personen van wie je de rechten wilt bekijken of intrekken.

  • Pas hier de lees/schrijfrechten van de geselecteerde persoon aan of selecteer “Verwijderen” om voor deze persoon de rechten in te trekken.

Meer weten?

Wil je meer weten over de OneDrive applicatie voor desktop of de mobiele apps?

Check dan de website van Microsoft, het YouTube kanaal met helpvideo’s of neem contact met ons op.